Hướng dẫn cách quản lý dụng cụ văn phòng phẩm

Việc quản lý văn phòng phẩm cho cả 1 doanh nghiệp thực ra không đơn giản như nhiều người vẫn  nghĩ, do những tính chất đặc thù và người quản lý cần phải có một đầu óc có khả năng xắp xếp, phân loại tốt nhằm có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.

 

Với chi phí sử dụng thấp nhằm tiết kiệm kinh phí cho công ty nhưng vẫn phải đạt hiệu quả tối đa là vấn đề nhức nhối đối với người quản lý dụng cụ văn phòng phẩm.Với nhiệm vụ giải quyết các khó khăn trong công việc quản lý văn phòng của các doanh nghiệp, bài viết này được ra đời.

 

Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có

Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

 

Hiểu rõ về văn phòng phẩm của công ty cả về số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác trong các bước tiếp theo.

 

Bước 2:Ước lượng số lượng dụng cụ văn phòng phẩm

Chi phí công ty được tiết kiệm hơn khi được chi tiêu vào các dụng cụ cần thiết nhất, với các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thời giảm bớt và loại trừ một số loại sẽ không cần thiết sử dụng.

 

Bước 3: Đề ra phương châm tái sử dụng văn phòng phẩm

Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.

 

Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.

 

Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm

Chi tiền thông minh giúp bạn  tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm duyệt hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối uy tín như thiên long,Double A,…

 

Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ

Thông thường nếu không được tập trung tại một nơi cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nơi cũng, kho nên rộng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cũng như giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.

Nên có một nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, người này sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cũng như kiểm soát những người ra vào kho, không những đảm bảo an toàn cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trộm.

 

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên

Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thường xuyên, nhiều công ty duy trì kiểm tra 1 tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn, ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.

 

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

 

>>> Xem thêm: văn phòng phẩm tốt – Những mẫu văn phòng phẩm mới, giá cả ưu đãi nhất